کلید طلایی برگزاری یک همایش فراموش نشدنی

برای برگزاری هر مراسمی به صورت بی‌نقص، باید عوامل بسیاری را در نظر داشته باشید؛ از مکان آن مراسم گرفته است تا تعداد مهمانان دعوت شده و نوع خوراکی مناسب برای مراسم، همگی دارای اهمیت هستند. فرقی نمی‌کند که شما چه نوع مراسمی را ترتیب داده‌اید؛ دوستانه یا رسمی، پرجمعیت یا کم جمعیت، همراه غذا یا بدون غذا، یک روزه یا چند روزه، برای تمام این نوع مراسم‌ها عوامل منحصر به فردی وجود دارند. در اینجا نیز ما قصد داریم تا شما را با نکات مهم و قابل تامل برای برگزاری یک همایش خوب و با کیفیت آشنا کنیم تا وقتی قصد برگزاری چنین مراسمی را دارید، بتوانید به راحتی همه چیز را مدیریت کنید و از نتیجه‌ی پایانی، نهایت رضایت را داشته باشید.

  • مکان همایش خود را مشخص کنید.

مکان، اولین چیزی است که باید در هنگام برگزاری چنین مراسمی مد نظر داشته باشید. اگر مهمانانی دارید که از مکان‌های مختلف قصد دارند تا در گردهمایی شما شرکت کنند، بهتر است تا یک مکان مرکزی انتخاب کنید؛ بدین معنی که مکان مورد نظر شما باید در جایی از شهر واقع شده باشد که افراد از جاهای مختلف شهر بتوانند به راحتی به آن مکان دسترسی داشته باشند.

همچنین افرادی که از خارج شهر می‌آیند نیز بتوانند به راحتی آن را پیدا کنند؛ یعنی جای دور از چشم و ناشناخته‌ای نباشد. یک مکان که نزدیک وسایل حمل و نقل عمومی باشد و پارکینگ اختصاصی نیز داشته باشد، به خوبی کار شما را راه می‌اندازد زیرا هیچ چیز بدتر از این نیست که مهمانان شما با مشکل پارکینگ روبه‌رو شوند.

اگر همایش شما در ساعت‌های طولانی و به صورت چند روزه برگزار می‌شود، بهتر است از راحتی محل گردهمایی و امکانات رفاهی مکان مورد نظر مانند سالن انتظار، سرویس بهداشتی، امکان دسترسی به کافه و رستوران و… نیز مطمئن شوید.

مکان همایش خود را مشخص کنید.

 

  • در کنار مکان همایش ، از زمان آن نیز غافل نشوید.

منظور از زمان کنفرانس، تنها ساعتی نیست که آن را برگزار می‌کنید بلکه تاریخ آن نیز مهم است. در بسیاری از ایام سال، به دلیل مناسبت‌هایی خاص تیم‌های تشریفاتی مشغول سایر مراسم‌ها مانند عروسی هستند و خود مهمانان احتمالی نیز ترجیح می‌دهند تا آن مناسبت‌ها را با خانواده بگذرانند و یا تفریح کنند؛ به همین دلیل ممکن است تعداد مهمانان همایش شما دچار یک افول شدید شود، پس بهتر است برای برگزاری گردهمایی‌های این چنینی از مناسبت‌ها و تعطیلات فاصله بگیرید.

از طرفی گاهی پیش می‌آید که کنفرانس شما با یک رویداد بزرگ‌تر در همان حوزه‌ی کاری، همزمان می‌شود؛ برای مثال شما قصد برگزاری یک گردهمایی در حوزه کتاب‌خوانی را دارید و زمان کنفرانس شما با نمایشگاه کتاب مصادف می‌شود. به طبع محبوبیت و جامعیت برگزاری نمایشگاه کتاب بیشتر است و فعالان این حوزه نیز ترجیح می‌دهند به آنجا بروند؛ پس ممکن است مهمانان شما تحت تاثیر این موضوع کم شوند.

در کنار مکان همایش ، از زمان آن نیز غافل نشوید.

در کنار تاریخ، باید با توجه به مدت زمان کنفرانس خود، یک ساعت مناسب را برای شروع و پایان در نظر بگیرید. برای مثال اگر کنفرانس شما بیش از پنج  ساعت است، پیشنهاد نمی‌شود که بعد از ظهر آن را شروع کنید زیرا تا شب طول خواهد کشید و بازده لازم را نخواهد داشت.

از طرفی ممکن است بنا بر نوع همایش، تصمیم بگیرید تا آن را در چند روز متوالی برگزار کنید که در این صورت بهتر است طوری برنامه‌ریزی کنید که به تعطیلات آخر هفته بر خورد نکنید. برنامه‌ریزی زمانی در برگزاری چنین مراسم‌هایی دارای اهمیتی کلیدی است.

همه چیز را با توجه به سبک گردهمایی خود انتخاب کنید.

  • همه چیز را با توجه به سبک گردهمایی خود انتخاب کنید.

وقتی در حال برنامه‌ریزی برای یک گردهمایی هستید، حتما باید موضوع کنفرانس خود را در تمام ابعاد کار لحاظ کنید و سعی کنید تا یک تم اصلی به رویداد بدهید. بدین صورت که بهتر است مکان مورد نظر، نوع غذاها، نوع چیدمان صندلی‌ها، ساعات آنتراک و… همگی بر اساس موضوع کنفرانس تنظیم شوند. برای مثال اگر کنفرانس مربوط به گسترش برند تجاری شما می‌باشد، بهتر است تا مکانی را انتخاب کنید که با ارزش‌های برند شما دارای یک نقطه نظر منحصر به فرد هستند.

مثلا اگر برند شما حامی محیط زیست است و یا اصلا همایش در مورد حفاظت از محیط زیست می‌باشد، بهتر است نوع غذاها و مکان مورد نظر نیز همین پیام را برسانند و یا مثلا اگر در حوزه‌ی هنر کار می‌کنید، می‌توانید از دکوراسیون هنری و آثار هنری برای زینت کنفرانس خود استفاده کنید.

همه چیز را با توجه به سبک گردهمایی خود انتخاب کنید.

 

به طور کلی، تمام عناصر کنفرانس باید با هدف شما ارتباط داشته باشند. برای یک گردهمایی مملو از فعالیت جمعی و مشارکت مهمانان، باید مکانی را در نظر بگیرید که بزرگ باشد و انرژی لازم را برای پویایی مهمانان فراهم کند. برای یک کنفرانس مدیریتی و اجرایی، بهتر است از سالن‌هایی جدی با حال و هوای رسمی استفاده کنید. حتی نوع غذا، خوراکی و نوشیدنی سرو شده برای گردهمایی شما نیز باید با هدف کلی کنفرانس هماهنگی داشته باشد.

  • اهمیت تیم تشریفاتی خود را دست کم نگیرید.

انجام یک پذیرایی بی‌نقص برای اطمینان از احساس راحتی مهمانان در طول رویداد ضروری می‌باشد. باید در طول کنفرانس مورد نظر، از لحاظ پذیرایی، چیدمان، دکوراسیون محیط و… همه چیز به گونه‌ای تنظیم شده باشد که انرژی لازم را برای مهمانان شما فراهم کند که بتوانند در طول کنفرانس روی موضوع اصلی تمرکز کنند و به علت تهویه نامناسب سالن مورد نظر، پذیرایی ضعیف و… تمرکز خود را از دست ندهند.

شما با انتخاب یک تیم تشریفاتی مناسب، بسیاری از جوانب کار را راحت‌تر انجام خواهید داد و بار سنگینی از دوش شما برداشته خواهد شد. اما باید بدانید هماهنگی با تیم تشریفاتی نیازمند یک ذهن روشن و شفاف‌سازی خواسته دو طرف می‌باشد. شما باید به طور کامل تمام آنچه را که در ذهن دارید برای تیم تشریفاتی مورد نظر خود شرح دهید تا آن‌ها بتوانند گزینه‌های منعطف و جدیدی را برای برگزاری همایش پیش روی شما بگذارند.

پس با آن‌ها صادق باشید و از همان ابتدای مسیر بر سر تمام مسائل به توافق برسید زیرا ناهماهنگی میان شما و تیم تشریفاتی می‌تواند از هر لحاظ بر کیفیت نهایی گردهمایی تاثیر بگذارد و در اینجا هر چقدر هم که محتوای کار شما فاخر و ارزشمند باشد، به دلیل مسائل اجرایی ممکن است آن نتیجه‌ی مورد انتظار را دریافت نکنید.

اهمیت تیم تشریفاتی خود را دست کم نگیرید.

 

 

خدمات مرتبط :

مقالات مرتبط :

 

مارا در اینستاگرام دنبال کنید